Loi de finances : dématérialisation des factures pour tous

//Loi de finances : dématérialisation des factures pour tous

Loi de finances : dématérialisation des factures pour tous

Vous gérez la facturation d’une PME/PMI ou d’une TPE et l’obligation légale de dématérialisation des factures vous fait grincer des dents ? Vous n’êtes pas certain de ce qui est imposé par la loi ou de l’intérêt pour votre PME d’avoir recours à ce mode de facturation ? Voici quelques éléments de réponse pour guider votre réflexion !

Êtes-vous concerné ?

La plupart des entreprises gèrent un flux hybride pour leur facturation clients / fournisseurs, réparti entre factures papiers, factures numérisées et factures entièrement numériques. En fonction de vos partenaires commerciaux, vous pouvez faire face à de multiples contraintes. En effet, certaines sociétés exigent de leurs fournisseurs qu’ils saisissent leurs factures directement sur leur portail quand d’autres demandent en complément des PDF envoyés par email, une facture papier et que certaines entreprises exigent toujours un circuit de facturation entièrement sous format papier.

Depuis le 1er Janvier 2017, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés. Cette réglementation s’est étendue jusqu’aux PME le 1er janvier dernier, et concernera toutes les sociétés en la rendant également obligatoire pour les TPE le 1er Janvier 2020.

Cette disposition mise en place depuis maintenant 2 ans, découle de l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015. Elle concerne la facturation électronique dans les relations inter-entreprises du secteur privé. L’entreprise destinataire, quelle que soit sa taille, aura l’obligation d’accepter de recevoir la facture électronique.

Si les TPE ont donc encore un an devant elles pour se mettre au diapason de la facture électronique, elles ont tout intérêt à s’y préparer à l’avance, et en tirer quelques avantages qu’ils soient administratifs, financiers ou environnementaux.

 

 La facturation électronique, comment ça fonctionne et que dit la loi

Pourquoi dématérialiser ses factures

La dématérialisation physique des documents, qu’ils soient factures ou autres, est entrée dans les mœurs d’un bon nombre de sociétés. La dématérialisation permet un traitement simplifié, parfois automatique, et constitue de gros avantages sur un ou plusieurs points :

Réduction des coûts et rapidité : en effet, ici, pas besoin de papier ou de timbre, puisque l’envoi simplifié se fait par mail ou parfois par l’intermédiaire d’un portail de facturation pour les structures publiques. Les délais de transmission sont également réduits par le simple envoi des documents, permettant une réception certifiée à temps et un encaissement plus rapide.

Amélioration de la gestion et de la traçabilité : les factures sous forme de fichier permettent de retrouver immédiatement une facture, sur demande d’un client ou encore de l’administration fiscale. Cet archivage peut décupler son efficacité lorsqu’il est intégré à un logiciel type ERP (voir paragraphe suivant).

Minimiser les fraudes : Les factures électroniques ont une valeur probante/irréfutable (dans la mesure où législation stricte qui les encadre est respectée).

L’empreinte écologique : La dématérialisation tend la société vers le « zéro papier » et réduit drastiquement son empreinte écologique.

 

Rappel de la loi

L’entreprise doit garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu d’une facture dématérialisée. Cela peut se faire par différents moyens :

  • Soit au moyen d’une signature électronique
  • Soit par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services
  • Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement : ERP, EDI, format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint…

Comme leur version papier, les factures dématérialisées présentent certaines mentions obligatoires, en plus d’être rédigées en deux exemplaires (dont l’original à l’intention du client) à savoir :

  • Un numéro unique de facture qui suit un ordre successif.
  • La date d’émission de la facture.
  • La désignation de la société émettrice de la facture, et de son destinataire.
  • Le numéro d’identification de TVA (numéro de TVA intracommunautaire).
  • Le descriptif et le nombre des produits, travaux ou services facturés.
  • Les modalités de règlement et les renseignements sur les déductions (exonération de TVA, par exemple)

Notons également que les versions établies ou reçues sur support papier, peuvent être numérisées pour leur archivage et conservées pendant 6 ans (délai fiscal)

 

Solutions de facturation dématérialisée

Si toutefois, la facturation numérique peut se faire avec une suite bureautique (Word, Excel …), l’intégration à un système ERP présente des avantages non négligeables. À mesure que l’entreprise croît, les processus deviennent de plus en plus complexes et l’adoption d’une solution ERP facilitera leur gestion. Les ERP sont déjà dotés de leur propre logiciel de facturation et ont la capacité de s’adapter aux besoins du client, rendant alors inutile tout logiciel de facturation.

Cela facilite considérablement tout processus de facturation. La création d’un client permet de constituer un annuaire client sur lequel chaque facture pourra être reliée, facilitant ainsi la communication et la traçabilité. Plus besoin ainsi de ressaisir manuellement les coordonnées de la rédaction de sa facture. IL sera aussi possible de transformer un devis en facture en un clic et consulter l’historique d’un client facilement. Cela peut s’avérer utile lorsque le client réclamera une ancienne facture, il sera simple de la retrouver. Selon la solution en place vous pourrez avoir un aperçu du statut de chaque facture (en attente, réglé, en retard, …) et ainsi relancer « d’un clic » les clients retardataires.

 

Dans l’ERP de Synktory, vous pouvez filtrer vos factures selon leur statut ou le client concerné. Le tableau de bord est paramétrable et communique les informations qui vous intéressent

 

Il est important de définir vos besoins avant de choisir l’ERP qui vous correspond. Les fonctionnalités spécifiques décideront du meilleur choix selon votre processus de facturation. Parmi les multitudes de fonctionnalités, vous pourriez opter pour une simple consultation de l’annuaire client, d’une GED type coffre-fort pour l’archivage, ou d’un système clé en main vous facilitant le cycle d’une facture du devis, jusqu’à la réception client comme sur l’ERP de Synktory.

Vient ensuite le choix d’une solution propriétaire, qui vous contraint à rester lier à votre fournisseur, ou opter pour une solution Open Source ! Si vous souhaiter opter pour une solution Open Source, vous aurez l’avantage d’avoir accès au code de l’application, même la modifier pour l’adapter à vos besoins et ainsi garder le contrôle sur votre ERP.

 

Conclusion

La facture électronique devient obligatoire pour toute société quelle que soit sa taille d’ici 2020, et offre plusieurs avantages. Outre la réduction des coûts administratifs, du temps de traitement, et la facilité de communiquer, un point qui sort son épingle du jeu est bien sûr l’archivage et la traçabilité. Les solutions ERP vous aident à être en conformité (signature électronique, piste d’audit fiable, EDI) et vous permettent un archivage et un accès rapide et simplifié à toutes vos factures, de leur rédaction jusqu’à leur réception.

L’équipe Synktory, consciente que le passage aux factures numériques est un enjeu majeur pour les PME/PMI, vous conseille et vous accompagne pour réaliser la transition numérique de votre entreprise, en respectant ET vos contraintes ET les normes de sécurité.

 

2019-04-09T09:15:50+02:00