Agile : Rétro, ou le principe d’amélioration continue

//Agile : Rétro, ou le principe d’amélioration continue

Agile : Rétro, ou le principe d’amélioration continue

En tant que Scrum master, la rétro peut paraître de prime abord complexe à aborder au sein de son équipe. Voici pour vous qui êtes amenés à les animer fréquemment, quelques conseils et exercices de base sur lesquelles l’équipe de Synktory s’appuie.

 

Dans le cadre de la méthode Agile, la rétrospective – « rétro » dans le jargon – se positionne à la fin de chaque sprint. Durant cette cérémonie, l’équipe met à profit son vécu sur le sprint écoulé avec pour seul mot d’ordre l’amélioration de son organisation afin d’être plus efficace pour les sprints à venir. La rétro constitue ainsi un élément essentiel du principe d’amélioration continue.

Cet article a pour objectif de donner quelques pistes pour rendre cette rétro pertinente et lui permettre d’être le point de départ d’amélioration pour les prochains sprints

 

Contenu et déroulement d’une rétro  

Chez Synktory, les sprints durent de 2 à 3 semaines, et chaque fin de sprint est marqué par une rétrospective permettant d’améliorer le sprint suivant. La durée de cette rétro peut varier de 1 à 2 heure.s en gardant en tête que la durée préconisée par le guide scrum est de 3 heures pour un sprint de 1 mois.

Pour animer cette cérémonie, il est coutumier que le Scrum Master arrive à la rétrospective avec de courts ateliers ludiques et nouveaux afin d’atteindre des buts précis avec la devteam :

  • Que chacun puisse s’exprimer
  • Déterminer des axes d’amélioration pour le prochain sprint
  • S’assurer de l’état de motivation de l’équipe
  • Déterminer la cohérence entre les membres de l’équipe

Le Scrum Master doit faire en sorte que chaque rétrospective soit différente afin de ne jamais la rendre monotone. Ainsi, la devteam aura moins de mal à donner son ressenti durant l’atelier.

Et il est important d’insister sur ce point : dès qu’une équipe trouve cette réunion ennuyeuse et sans intérêt, elle ne devient qu’un simple moment à passer ce qui la rend peu constructive. Il faut impérativement éviter cette impression de monotonie lorsqu’elle se fait ressentir.

Les ateliers peuvent être très variés (speed boat, carie game…) et en général suivent la même trame : chaque membre colle des post-it dans une ou plusieurs section.s positive.s et/ou négative.s qui lui permettent de donner son ressenti sur le sprint passé.

Le Scrum Master est ensuite chargé de faire le tri parmi ces post-it, et c’est surtout les post-it négatifs (s’il y en a) qui vont lui permettre de définir les différents axes d’améliorations.

Lorsque les axes d’amélioration sont définis par l’ensemble de la devteam et du Scrum Master, cela marque la fin de la cérémonie.

Chez Synktory, nous partageons dans un second temps certains de ces axes d’amélioration avec notre directeur général afin de l’en informer et si nécessaire aborder les sujets organisationnels de l’entreprise qui permettraient à la devteam de mieux avancer.

Le Scrum Master devra suivre leur mise en place. Cela évitera qu’ils ne tombent dans l’oubli.

 

5 conseils pour une rétro efficace et vivante 

Voici quelques points techniques sur lesquels nous vous conseillons d’apporter une attention toute particulière, et qui contribueront à donner à la rétrospective, cette dimension interactive avec votre équipe :

1.      Récolter les avis de chacun

Chaque collaborateur aura une vision propre du sprint écoulé, et verra un problème ou une idée sous un angle différent. Incitez chacun à développer ses idées, son vécu au cours du sprint.  Tout le monde n’est pas à l’aise pour parler devant l’équipe, il ne s’agit pas de le forcer à s’exprimer mais de lui en donner l’occasion. Pour cela, nous vous conseillons de faire au plus simple, comme un tour de table.

 

2.      Pas de recherche de coupable

La bienveillance est la clé d’une bonne rétrospective. Aucun jugement n’est porté sur les avis et idées de chacun, le seul but et de soulever les faiblesses pour les renforcer. On pourra alors préciser en début de cérémonie que l’équipe est en position d’écoute, et que chacun doit se sentir libre de parler de tout, y compris de choses qui, selon elle, pourraient déplaire.

 

3.      Gardez en tête les objectifs de la rétro

Le processus d’amélioration continu constitue le point de départ de la rétro mais il n’est pas l’unique but non plus. En effet, plusieurs aspects relatifs aux clients et au produit peuvent être mis en avant. Nous pouvons citer par exemple, la réactivité face aux demandes du client, ou encore les interactions entre les différents collaborateurs pour amener à bien l’amélioration du produit.

 

4.      Variez les exercices

Les exercices d’animation de rétrospective sont tout aussi nombreux qu’efficaces. Dans le paragraphe suivant vous découvrirez une sélection de nos favoris mais il en existe bien d’autres. Testez-en de nouveaux régulièrement. Cela permet parfois de relancer une rétro qui devient monotone, mais aussi de voir que certains exercices marcheront mieux que d’autres avec votre équipe.

 

5.      En tirer quelques actions à mener

La prise de paroles et la mise en exergue des faiblesses du sprint doivent constituer un point de départ pour que l’équipe réfléchisse aux solutions d’amélioration. Nous vous conseillons de privilégier la qualité des actions à la quantité. 2 ou 3 bonnes actions à mettre en œuvre d’ici la rétrospective suivante peuvent suffire et donne un objectif mesurable et atteignable par la devteam

 

Nos exercices favoris

Chez Synktory, nous utilisons certains exercices systématiquement et d’autres sont parfois ajoutés afin de casser la routine de nos rétrospectives.

Météo d’humeur

Le Scrum Master demande de mettre le prénom de chaque membre de la devteam sur un post-it et de le coller devant une échelle de météo allant du soleil à l’orage.

Pour les aiguiller, il donnera quelques indications :

  • Un grand soleil représentera un sprint extraordinaire proche de déroulement idéal.
  • Un nuage avec un éclair et la pluie réunit représentera le pire sprint qu’il pouvait vivre sur le projet.

Des météos intermédiaires sont ajoutées selon les nuances.

Le membre de la devteam devra ensuite décrire la raison de sa météo.

Le Speed Boat

Cet atelier peut s’avérer utile dans différents contextes, il va permettre à l’équipe de réfléchir à sa vision et ses objectifs, à ce qui les ralentis dans l’atteinte de ces derniers, les risques qu’ils peuvent rencontrer sur le chemin et les bonnes pratiques et les forces qui vont les aider à atteindre leur but.

Voici ce que symbolise chacun des éléments :

  • Le bateau : l’équipe
  • L’île : les objectifs à atteindre
  • Les vents : nos forces, ce qui nous fait avancer
  • Les ancres : ce qui nous ralentit, les freins
  • Le soleil : qui je remercie, ce que j’ai aimé
  • Le rocher : les risques futurs (obstacles à venir)

 

Déroulement :

  1. Chaque personne dispose d’environ 5 minutes pour préparer individuellement ses post-its pour les différents éléments du dessin.
  2. Chacun des membres de l’équipe vient coller ses post-its sur le dessin en expliquant rapidement chaque point. À cette étape, il vaut mieux déjà commencer à regrouper les post-it qui parlent du même sujet. Nous préférons, dans notre équipe, le faire à la fin de l’atelier.
  3. L’équipe vote pour le ou les sujets qui lui semble.nt les plus prioritaires à traiter. Il est préférable de limiter le nombre de sujets plutôt qu’une multitude de sujets partiellement réalisés. Comme nous vous conseillons précédemment, l’amélioration continue doit s’effectuer par petits pas mesurables.
  4. Sur chacun des sujets l’équipe élabore un plan d’action qui seront mises en place dès le sprint suivant.

D’autres exercices tels que le « carie game » qui consiste à piocher un dragibus aléatoirement et relever une idée selon la couleur piochée ( Rouge : pas compris, Rose : c’est super, Violet : aurait pu t’aider, Noir : horrible, Blue : faire autrement, Vert : appris et Jaune : frustré)  peuvent être ajoutés afin de changer le déroulement de nos rétrospectives et de casser la routine.

 

 

Conclusion

Pour notre équipe, la rétrospective Scrum est un outil essentiel pour améliorer nos sprints. C’est l’endroit où par définition chacun peut exprimer son ressenti sur le sprint passé et proposer ses idées et axes d’amélioration. Il s’agit donc d’un processus particulièrement critique dans le déroulement d’un sprint, et il est important de ne pas sauter cette étape.

Il en ressort toujours des idées positives, c’est là le point important afin d’aborder sereinement un nouveau sprint amélioré. Les sprints changent et évoluent en permanence, c’est pourquoi il y aura toujours des axes d’amélioration, et toujours des rétros.

N’hésitez pas à varier leur format, à multiplier les exercices pour constater quelle sera la meilleure configuration qui conviendra à votre équipe à un moment donné. La variété des formats aura pour conséquence une amélioration qualitative et quantitative des idées générées.

Cet article vous a plu ? Ne manquez pas notre prochain chapitre sur la série agile, qui vous expliquera comment utiliser différents outils pour manager vos sprints.

2019-02-05T09:38:45+02:00