Quels sont les facteurs importants pour choisir son intégrateur ERP ?
Rappel de Quelques Notions: ERP, Éditeur, Intégrateur …
Quelle est la signification ERP ?
Rappel de l’acronyme: ERP – Enterprise Ressource Planning (en français on parle de PGI: Progiciel de Gestion Intégré). Il s’agit d’un logiciel de gestion permettant d’exécuter tout ou partie des opérations liées à l’activité de l’entreprise : support et automatisation de processus dans les grands domaines fonctionnels (finances, achats, ventes, manufacturing, ressources humaines, logistique, …)
Qu’est-ce qu’un intégrateur ERP ? Quel est le rôle d’un intégrateur de solutions informatiques ?
L’éditeur logiciel conçoit et commercialise une solution logicielle. L’intégrateur adapte la solution de l’éditeur aux besoins de l’entreprise cliente, se charge de sa mise en place chez le client et assure le service auprès des utilisateurs. Pour s’adresser directement aux clients utilisateurs, l’éditeur passe par les intégrateurs. La stratégie de développement de l’éditeur influe sur le mode de licences consenties. L’entreprise acquiert généralement des droits d’utilisation auprès de l’éditeur et achète des prestations de services auprès de l’intégrateur (installation, support utilisateur et SAV, évolution de la solution).
1 – Intégration dans l’architecture globale du système d’information et les logiciels déjà en place
Un ERP intégral est rarement déployé sur tout son périmètre. L’intégrateur ERP devra faire communiquer le logiciel ERP avec des dispositifs techniques internes ou externes. En plus de ses compétences fonctionnelles, les compétences techniques de l’intégrateur seront précieuses: gestion de bases de données, infrastructure informatique, gestion de réseau, développement.
Ces capacités sont essentielles pour assurer la cohérence du référentiel avec des outils externes, les échanges de données avec des plateformes et des terminaux mobiles, la mise en œuvre de flux de données sous forme d’API (Application Programming Interface) avec des applications cloud.
L’intégrateur devra pouvoir proposer une assistance pour conduire les adaptations techniques sur l’infrastructure informatique en place. Les choix de déploiement de l’ERP sont critiques sur cet aspect: On Premise vs Data Center vs SaaS.
Un bon intégrateur sera en mesure de comprendre où se situe l’entreprise dans sa stratégie digitale et comment l’ERP qu’il propose pourra servir cette stratégie.
2. Anticipation des Risques : la reprise des données et le démarrage
Par son expérience, l’intégrateur est en mesure d’anticiper des risques du projet et de collaborer avec son client pour les gérer.
Un aspect souvent sous-estimé concerne la récupération des données de production, en assurant leur transformation et leur transfert dans le nouvel ERP. Une attention particulière est à porter à ce sujet pour permettre une transition sans rupture d’activité et en assurant la continuité des opérations en cours.
La stratégie de démarrage est à étudier en impliquant les forces vives de l’entreprise cliente, pour cerner au plus près des opérations, les écarts de processus entre l’ancien et le nouveau système.
Un bon intégrateur saura trouver l’approche juste, en sécurisant ce qui est essentiel, tout en restant dans les approches techniques et budgétaires à la mesure du projet.
3 – Capacité d’échange avec les partenaires Business de l’entreprise
Les entreprises délestent une partie de leurs opérations vers des prestataires externes. Si certaines opérations ne relèvent pas du cœur de métier de l’entreprise, elles peuvent néanmoins s’avérer critiques pour le bon déroulement de la chaîne de valeur. Un bon intégrateur aura la capacité de comprendre la logique business des outils externes avec lesquels l’ERP devra s’interfacer.
L’intégrateur aura à cerner les aspects métiers et techniques des interactions entre son ERP et les logiciels ou services tiers. La capacité à dialoguer avec les éditeurs de ces solutions conditionnera la réussite de l’interfaçage des différents systèmes. Les équipes fonctionnelles et techniques de l’intégrateur devront travailler avec des éditeurs de logiciels de gestion, des éditeurs de logiciels de production (GPAO), des éditeurs de solution de planification industrielle, des logiciels de suivi de production (MES: Manufacturing Execution System), des plateformes logistiques, des systèmes RH, des logiciels de gestion de stock, des dispositifs et logiciels de maintenance, des agences de l’administration publique et des organismes bancaires.
L’intégrateur doit non seulement montrer une capacité technique à construire les flux d’échange de données entre les différents systèmes, mais aussi disposer de compétences et d’expériences pour cerner les contraintes métiers de ces échanges avec l’extérieur.
Ces flux de données pourront passer par différents dispositifs techniques :
- mise en place ou consommation d’API. Capacité technique à construire ou à exploiter des API (Application Programming Interface). Capacité à fédérer des intégrateurs logiciels pour mettre en œuvre la solution.
- intégration/export avec des outils natifs mis à disposition par les éditeurs. Exemple échange de données comptables ou bancaires. Interfaçage sales force automation et CRM.
- recours à des connecteurs d’échange de données.
4. Gestion de Projets : planification du projet avec une vision réaliste des différentes phases
Le respect des délais suppose une anticipation réaliste des différentes phases du projet. De nombreux projets rencontrent des difficultés de retard et de dépassement budgétaire, en raison d’une mauvaise perception des sujets complexes engendrés par le déploiement d’un ERP.
Un bon intégrateur ERP guidera son client, en prenant le temps nécessaire sur les étapes d’analyse et de préparation du projet. Les conditions de réussite comportent :
- une cartographie des processus métiers permettant de bien délimiter le périmètre de la solution ERP accompagnée d’une identification des essentiels.
- une bonne compréhension des besoins réels. Ce qui suppose de challenger les key-users dans leur expression de besoin.
- une équipe projet de l’intégrateur très présente chez le client (importance de la MOA dans le dialogue client-intégrateur).
- un plan projet bien préparé au regard des enjeux, en distinguant les fonctionnalités critiques, souhaitables et accessoires, avec une identification des risques et un plan d’action suffisant pour l’accompagnement au changement.
- le choix d’une stratégie de mise en œuvre peut s’avérer payant ou catastrophique selon le contexte : déploiement Big Bang, phases pilote, livraison par lots. L’intégrateur devra proposer ce qui semblera le plus adapté à la situation.
5. Capacité à saisir l’organisation interne de l’entreprise
L’ERP est appelé à supporter les processus métiers de l’entreprise. L’intégrateur doit être en mesure de comprendre et de structurer son approche en fonction de l’organisation interne de l’entreprise cliente. Cela suppose une perception non seulement de l’organisation de l’entreprise, mais aussi des aspects managériaux. Toute la partie pilotage et Business Intelligence suppose d’avoir bien cerner les besoins des différentes instances et organes de décision.
Si les solutions proposées par l’ERP ne peuvent pas être immédiatement disponibles, l’intégrateur devra aussi accompagner son client dans la recherche d’un mode de contournement acceptable et viable.
Ces aspects supposent à la fois une maturité avérée chez les consultants de l’intégrateur et une « certaine diplomatie » dans les situations d’opposition internes au personnel de l’entreprise.
6. Capacité à calibrer les approches dans des enveloppes budgétaires raisonnables et réalistes
Tout projet comporte des zones d’incertitude. Un bon intégrateur saura cerner les sujets, avec une marge de prudence ou d’erreur permettant de cadrer son projet, en maîtrisant ces incertitudes. Des arbitrages seront à effectuer avec son client, pour retenir les meilleurs compromis efficacité, coût, délai dans la mise en œuvre des différentes alternatives.
La communication avec les Key-Users est cruciale pour valider la pertinence d’une option d’organisation ou de traitement. Une expression de besoin insuffisamment fouillée risque de conduire à une mauvaise appréciation du travail à accomplir pour préparer l’ERP. Des choix, parfois simples, permettent une réponse aux opérationnels avec un minimum de retouches aux standards de l’ERP. Ces choix « quick-win » évitent de sur consommer de la ressource sans mettre en risque les délais.
Parfois, la mise en place de phases pilotes ou de livraisons de l’ERP par lots, permettent de valider la réponse aux besoins réels et l’adéquation à la situation. On évite ainsi un « effet tunnel » qui aboutirait à la livraison d’une solution ERP inadaptée.
7. Organisation et démarche projet adaptée à la taille de l’entreprise cliente
La taille de la structure cliente influe grandement sur sa capacité à se remettre en cause, sur les moyens humains et financiers qu’elle peut consacrer au projet ERP et sur son appétence pour des démarches méthodologiques structurées. Plus la structure sera petite, plus l’intégrateur devra privilégier des approches directes et simples, avec des outils facilement assimilables par les équipes clientes.
Un bon intégrateur saura choisir, dans la palette d’outils méthodologiques à sa disposition, les mieux adaptés à son auditoire des différents ateliers. Il saura aussi s’adapter aux contraintes externes qui s’imposent à son client : protocole qualité, contraintes PRA/PCA (reprise et continuité d’activité), environnement international, contrainte d’agrément, comme le secteur médical et la défense.
Quels sont les ERP les plus connus ?
Liste des principaux ERP:
- SAP , ORACLE/PEOPLESOFT , SAGE X3, MICROSOFT DYNAMICS , INFOR, EPICOR , ABAS
- Open Source: KOMBO, AXELOR, ODOO, OFBIZ (Open For Business)
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