La proposition intégrée à l’ERP 

La plupart des ERP intègrent dans leur périmètre de fonctionnalités des modules dits horizontaux. On peut considérer comme telles les fonctions de comptabilité, gestion des ressources humaines, CRM mais aussi BI, GED, etc. Véritable chef d’orchestre des opérations, l’ERP assure la cohérence de l’ensemble en centralisant les informations et en offrant une vision transversale des activités de l’entreprise. 

Comme le rappelle la définition de Wikipédia, un ERP « centralise les données et facilite les décisions rapides, avec moins d’erreurs, une meilleure visibilité et une vue d’ensemble de l’entreprise ». Autrement dit, il permet non seulement de réduire les silos d’information, mais aussi de sécuriser la fiabilité des données et d’accélérer la prise de décision. (lien vers la page) 

L’exploitation des fonctionnalités proposées par l’ERP permet une prise en compte en temps réel des informations sans ressaisie et un partage au sein du même applicatif avec les fonctions de production.  

Néanmoins, il est possible que les modules intégrés à l’ERP ne soient pas aussi complets que des solutions spécialisées. L’utilisateur doit donc évaluer ce qu’il est réellement prêt à exploiter au quotidien et vérifier si le périmètre proposé par l’ERP est suffisant. En effet on constate régulièrement que l’exploitation des outils informatiques est souvent en deçà des fonctionnalités proposées alors que l’utilisateur exprime des attentes. 

À titre d’exemple, de nombreuses entreprises utilisent au quotidien la suite Microsoft 365 de manière basique, sans exploiter pleinement toutes leurs possibilités. La formation ou l’effort d’approfondissement sont nécessaires pour que cette dépense soit rentabilisée au mieux. 

Un autre atout majeur d’un ERP est de centraliser l’ensemble des données au sein d’une seule et même plateforme. Plutôt que de jongler entre plusieurs logiciels spécialisés ou des fichiers Excel chacun avec sa propre base d’information, ses formats d’export et parfois des développements spécifiques pour les faire communiquer l’ERP garantit des données “unifiées”. Cette approche évite les doubles saisies, limite les risques d’erreurs et assure une meilleure cohérence des informations partagées entre services. Comptabilité, production, ressources humaines ou encore ventes accèdent ainsi à la même source fiable, en temps réel, ce qui simplifie la collaboration et fluidifie la prise de décision. Là où des solutions hétérogènes peuvent générer lourdeurs techniques et coûts additionnels d’intégration, l’ERP apporte une vision consolidée et immédiatement exploitable de l’activité. 

Dans le secteur industriel, la centralisation des données au sein d’un ERP prend une importance encore plus critique. Production, approvisionnement, maintenance, qualité ou logistique génèrent chaque jour un volume considérable d’informations qui doivent être exploitées rapidement et de manière fiable. Si ces données sont dispersées dans différents logiciels ou tableurs, il devient nécessaire de les exporter, de les convertir, voire de développer des interfaces spécifiques pour les faire communiquer, ce qui retarde la prise de décision et augmente le risque d’erreurs coûteuses. Avec un ERP, toutes les informations sont disponibles en temps réel pour l’ensemble des équipes. Cela permet non seulement d’optimiser les flux industriels, de réduire les temps d’arrêt et les pertes de matières, mais aussi de renforcer la réactivité face aux aléas de production, tout en assurant une traçabilité complète et fiable de l’activité. 

Selon une étude Emerald auprès d’industriel, l’utilisation d’un ERP offre de réels bénéfices structurants et des gains qualitatifs de production que ce soit d’un point de vue communicative au sein des équipes, mais aussi stratégiques auprès des décisionnaires (sources : https://www.emerald.com/jsit/article-abstract/20/1/54/254472/Empowering-benefits-of-ERP-systems-implementation 

Autre exemple, via l’optimisation par IA/données : réduction des niveaux de stock jusqu’à 25 % en un an, avec DCF (flux de trésorerie actualisés) supérieur à 50 % en moins de 2 ans. Exemple : Castrol a réduit ses stocks de produits finis de 35 % en 2 ans, tout en augmentant son taux de service de 9 %. (source : Wikipédia : https://en.wikipedia.org/wiki/Inventory_optimization) 

Les avantages des solutions spécifiques 

A contrario les applicatifs spécifiques couvrant une seule fonction métier vont proposer un périmètre fonctionnel très abouti. L’interface utilisateur proposée, dédiée à un métier spécifique, est souvent très adaptée à ces usages. 

Ces applica tions répondent pleinement aux attentes des utilisateurs, ce qui les rend particulièrement attractives. L’expert métier est donc naturellement un fervent défenseur de ce type d’offre. C’est ainsi que le comptable défendra son outil spécifique, le responsable RH son SI RH, le responsable commercial son CRM, et ainsi de suite. 

Cette stratégie dénommée de « Best of breed » permet de satisfaire chaque utilisateur mais contraint le responsable du SI à développer des interfaces et assurer une compatibilité entre les différents outils. 

Avec l’avènement des applications SaaS et leur ouverture par API, cette stratégie de « Best of breed » peut être plébiscitée et offre néanmoins des avantages. Comme évoquée précédemment elle permet d’avoir des outils spécialisés mais aussi d’intégrer des innovations avec plus de facilité car n’implique pas un changement global du système d’information par le remplacement de l’ERP. 

Elle est à mettre en place pour adresser des besoins très spécifiques voire évolutifs de façon à ne pas impacter le système d’information tant que la bonne solution n’est pas trouvée ou les processus métier ne sont pas identifiés. 

L’aspect économique

Sur l’aspect économique le coût de revient de ces modules horizontaux intégrés à l’ERP est largement attractif. En effet la licence de base de l’ERP inclut parfois ces modules, et lorsqu’un coût additionnel existe, il reste généralement inférieur à celui d’une solution spécialisée. On constate que le coût de détention par utilisateur d’une solution spécifique est systématiquement supérieur à la licence de l’ERP. 

Sur le plan économique, il est donc essentiel d’impliquer l’expert métier en lui demandant une analyse de ROI pour la solution spécifique, afin de garantir que le choix ne soit pas précipité. 

Tel qu’exprimé précédemment, la stratégie de « Best of breed » nécessite également de prendre en compte le coût de maintenance des interfaces éventuellement d’outils complémentaires nécessaires à la cohabitation des différents outils au sein du système d’information.  

Selon une étude réalisée par CBSLGroup, Les systèmes ERP permettent une réduction des coûts de licences logiciels en moyenne de 18 %. Ce chiffre et à mettre en corrélations avec le nombre d’utilisateurs par licence et du nombre de licences (source : https://cbslgroup.in/blogs/erp-software-vs-standalone-business-tools-pros-cons) 

En synthèse 

Lorsque vient le besoin de couvrir de nouveaux usages, il convient de prendre en compte ces deux approches et de responsabiliser l’utilisateur quant au choix qu’il fera au regard de l’exploitation visée. Dans un premier temps l’exploitation des modules intégrés permet de familiariser les utilisateurs aux processus métiers informatisés et si d’éventuels manques se révèlent dans le temps et ne sont pas couverts par l’ERP, il convient d’étudier la mise en œuvre vers une solution spécifique.  

Il faut donc s’assurer d’éviter de complexifier le système d’information pour satisfaire des utilisateurs sans arguments et objectifs précis. Ces décisions relèvent souvent de la direction générale ou d’une direction informatique ayant délégation. Il apparaît quasiment systématiquement dans les cahiers des charges des clients qui envisagent un projet ERP le besoin de partager et centraliser l’information. Il ne faut donc pas perdre de vue cet objectif critique au seul profit d’un besoin exprimer par un expert métier. 

Comme souvent lorsqu’on effectue la comparaison de deux solutions aucune ne se révèle être clairement la meilleure ; souvent les solutions hybrides peuvent répondre aux besoins qu’il convient d’étudier spécifiquement sans omettre l’aspect économique, argument essentiel dans ces décisions.