L’ERP pour digitaliser l’entreprise
Aujourd’hui la quasi-totalité des entreprises sont informatisées et exploitent différents outils leur permettant de suivre leur activité. Très souvent on ne trouve, dans le système d’information, un grand nombre de sources de données souvent spécifiques à un service et pour la plupart sous forme de fichiers, Excel pour ne pas le nommer. Selon une étude IDC, plus de 70 % des PME européennes utilisent encore Excel comme outil principal de gestion des données métiers.
Par sa nature, l’ERP cherche à couvrir le plus large spectre fonctionnel permettant ainsi à tous les services de l’entreprise de collaborer en temps réel sur la base d’informations communes. Ainsi une information saisie par un utilisateur sera exploitée et éventuellement complétée par un autre collaborateur participant à la chaîne de valeur. L’ERP facilite la digitalisation des entreprises tout en soutenant vos démarches RSE en centralisant toutes les données et processus sur une seule plateforme. Cette centralisation permet d’éviter la double saisie d’informations et réduit les risques d’erreurs, tout en optimisant la gestion des ressources. Par exemple, en améliorant le suivi des stocks et des flux, l’ERP contribue à une gestion plus durable, réduisant le gaspillage et l’empreinte écologique.
Principes Généraux
L’ERP va proposer à ses utilisateurs de couvrir la globalité des processus de l’entreprise allant de l’activité commerciale, le module CRM, jusqu’à la comptabilisation des ventes. Par exemple, l’ERP Axelor propose des modules intégrés allant de la gestion des devis à la facturation en passant par la production et les ressources humaines Ce processus global couvrira selon l’activité de l’entreprise les achats auprès des fournisseurs, la gestion des stocks de l’entreprise, la logistique, la supervision de la production, le suivi des affaires ou projets, le management des services clients et la facturation.
Le principe qui est appliqué dans l’ERP est équivalent à la transformation informatique d’un dossier papier qui passerait de main en main des collaborateurs pour apporter le service à rendre au client mais l’avantage qui en découle et qu’à tout moment tous ces collaborateurs peuvent savoir où en est ce dossier et donc prendre les décisions nécessaires ou apporter des réponses au client. Ce mécanisme doit être préciser à l’ensemble des collaborateurs afin qu’ils appréhendent chacun leur valeur ajoutée à collaborer au sein de l’outil et parfois d’accepter de changer leurs habitudes au travers d’actions non informatisé ou de fichiers personnels. Par exemple dans le secteur du BTP, un conducteur de travaux peut initier une commande sur chantier, validée par un acheteur au siège, puis suivie par le comptable pour la réception et le paiement.
Les compléments
Il est possible selon l’ERP exploité que certains modules fassent partie de sa couverture fonctionnelle comme la GED, gestion électronique de documents. Dès lors, ce module va permettre à l’ensemble des utilisateurs de partager des documents annexes pour compléter les informations de l’ERP : des schémas, des plans, des informations techniques, … Dans l’industrie mécanique, la GED permet d’associer chaque ordre de fabrication à son plan de fabrication PDF, automatiquement attaché à l’OF dans l’ERP cette intégration et son exploitation par les utilisateurs va permettre d’engager une digitalisation totale des processus de l’entreprise.
La comptabilité
Quelques d’entreprises font le choix d’exploiter un logiciel comptable différent de l’ERP alors même que ce dernier comprend un module pour couvrir ces besoins. Par cette décision, elles se contraignent à une organisation informatique un peu plus complexe et perdent surtout les avantages du pilotage en temps réel et du partage d’information. Selon une enquête Cegid de 2023, 45 % des PME françaises utilisent un logiciel de comptabilité distinct de leur ERP, entraînant des coûts de synchronisation élevés. Même si les capacités de connexion sont de plus en plus puissantes, exploiter le module comptable de l’ERP présente des possibilités comme le suivi de l’état des livraisons et donc de la facturation à venir, le recouvrement avec la situation de paiement des clients pour éventuellement bloquer l’engagement de nouvelles commandes, etc.
Cas particulier de la paye
La plupart du temps la gestion de la paye des salariés n’est pas couverte par l’ERP car elle présente des règles de gestion, des contraintes de confidentialité et des évolutions légales que seuls les spécialistes gèrent avec efficacité. Ainsi le logiciel de paye s’appuiera sur une interface ou un export des données de l’ERP pour prendre en compte les variables qui composent la rémunération des collaborateurs c’est-à-dire les heures supplémentaires, les absences, les notes de frais etc.
L’ERP et son approche globale
Il est à noter que l’ERP par sa nature généraliste, ayant pour ambition de couvrir le plus large périmètre fonctionnel, ne présente que rarement la complétude que proposera un logiciel spécifique à la gestion d’un service. Les offres verticales sont nombreuses. On peut citer le cas des WMS, Warehouse Management System, dédiés à la gestion des stocks et de la logistique, des CRM, Customer Relation Management, pour le suivi de l’activité commerciale, les MES, Manufacturing Execution System, qui pilotent en temps réel la chaîne de production, les SIRH pour la gestion des ressources humaines … Un ERP qui permet l’intégration entre l’ERP et le WMS externe a permet de réduire les erreurs de préparation de commandes, de suivre en temps réel la prod et même de prendre des décisions sur du prédictif : consulter notre webinar sur le duo ERP / MES.
L’implémentation de telles solutions doit être mûrement réfléchie afin d’identifier l’apport fonctionnel de cette solution, son coût, et son intégration technique dans le système d’information. En effet les spécialistes, responsable ou collaborateur d’un service, identifierons tous les atouts de la solution verticale mais risques de considérer seulement la liste des fonctionnalités, sans prendre en compte son coût d’exploitation et probablement le besoin réel. Sur validation de ce ROI, il est possible d’implémenter ces solutions connectées à l’ERP.
Un rapport de Panorama Consulting indique qu’en moyenne, les entreprises constatent un retour sur investissement d’un ERP intégré sous 2,5 ans, grâce aux gains de productivité et à la réduction des erreurs.
L’implémentation
Dès lors qu’on fait le choix de digitaliser son entreprise par la mise en place d’un ERP, il convient d’identifier les processus internes et de les prioriser afin de s’assurer que les plus stratégiques et les plus sensibles soient correctement supportés. Par exemple, une entreprise de négoce peut prioriser l’intégration du circuit de commande/livraison pour fluidifier son activité dès les premiers mois.
C’est pourquoi nous proposons une implémentation en deux phases : une première phase centrée sur le déploiement des processus critiques afin de garantir un démarrage rapide et efficace, suivie d’une seconde phase dédiée à l’extension progressive de l’ERP aux autres fonctions de l’entreprise.
Cette approche permet de sécuriser la transition digitale tout en apportant des gains opérationnels visibles dès le début du projet.
Il est également nécessaire que malgré les process en place, il soit pertinent d’identifier les apports organisationnels que portent un ERP et d’accepter de changer certaines habitudes pour tirer l’entier bénéfice de l’intégration de l’ERP sans quoi les fichiers Excel vont à nouveau fleurir et l’information se disperser.
Ils convient de rappeler aux utilisateurs que par la mise en œuvre d’un ERP on rentre dans un mécanisme de collaboration digitale et de partage d’informations en temps réel. Il faut préciser que par la rigueur de la tenue des données dans l’ERP chacun pourra indépendamment des autres collaborateurs trouver en toute autonomie la bonne information. Selon une étude de Deloitte, les collaborateurs disposant d’un ERP bien configuré passent 30 % de temps en moins à rechercher une information.
